Manual do Usuário — Villela Docs

Bem-vindo ao Villela Docs — Document Intelligence. Este manual explica, passo a passo, como usar o sistema no dia a dia da sua empresa.

O que é o Villela Docs

O Villela Docs é uma plataforma de gestão documental inteligente para empresas. Ele centraliza contratos, notas, políticas e processos em um só lugar, com:

• Repositório central com pastas e permissões por papel;
• Busca inteligente por nome, conteúdo e metadados;
• IA documental que responde perguntas citando os documentos usados como fonte;
• Workflows de aprovação com etapas, prazos e aprovadores;
• Controle de versão — histórico completo e versão vigente sempre identificada;
• Compartilhamento externo seguro por link, com senha e validade;
• Trilha de auditoria de cada visualização, download e alteração;
• Alertas de validade para documentos com vencimento.

Cada empresa tem seus dados totalmente isolados das demais. O acesso é 100% pelo navegador — não é preciso instalar nada.

Primeiros passos

Criar conta

1. Acesse a página inicial do Villela Docs e clique em Teste grátis.
2. Informe o nome da empresa, seu nome, e-mail e uma senha (mínimo 8 caracteres).
3. Pronto: sua empresa entra automaticamente no período de teste de 14 dias, no nível do plano Professional, sem cartão de crédito.

Ao final do teste, escolha um plano para continuar. Se preferir, peça uma demonstração pelo formulário da página inicial antes de decidir.

Entrar (login)

1. Acesse Entrar no topo da página.
2. Informe e-mail e senha.
3. Se a verificação em duas etapas (2FA) estiver ativa na sua conta, informe também o código do seu aplicativo autenticador (ou um código de recuperação).

Entrar por convite

Se alguém da sua empresa convidou você, o convite chega como um link enviado por essa pessoa. Ao abrir o link:

• Se você ainda não tem conta, defina seu nome e senha;
• Se você já tem conta com o mesmo e-mail, basta confirmar — os campos podem ficar em branco.

Um mesmo e-mail pode participar de mais de uma empresa, cada uma com o seu papel e as suas permissões.

Documentos

A tela 📁 Documentos é o coração do sistema.

• Pastas: organize os documentos em uma estrutura de pastas da sua empresa.
• Upload: envie arquivos (contratos, notas, políticas etc.). O conteúdo é processado para ficar pesquisável.
• Versões: cada alteração vira uma nova versão. Você sabe sempre qual é o documento vigente e pode consultar o histórico.
• Validade: cadastre a data de validade de um documento e o Dashboard passa a alertar sobre vencimentos nos próximos 30 dias (e itens já vencidos).
• Retenção legal: um documento pode ser marcado como em retenção legal, protegendo-o do descarte.
• Lixeira: documentos excluídos vão para a lixeira e são apagados definitivamente após o prazo configurado pela sua empresa (padrão de 30 dias).
• Download auditado: cada visualização e download fica registrado na auditoria.

Busca

Na tela 🔎 Busca, encontre documentos por nome, conteúdo ou metadados.

• Use os filtros e operadores da busca avançada para refinar os resultados.
• Buscas salvas: guarde as consultas que você repete com frequência.

IA documental

Na tela 🤖 IA documental, converse com os documentos da sua empresa:

1. Faça uma pergunta em linguagem natural (ex.: "qual o prazo de rescisão do contrato X?").
2. A IA responde apenas com base nos seus documentos e sempre cita o documento e o trecho de origem.
3. Quando não encontra a resposta nos documentos, ela diz que não encontrou — a IA não inventa informações.

Cada plano inclui uma cota mensal de consultas de IA (veja a tabela de planos abaixo).

Aprovações (workflows)

Na tela ✅ Aprovações, contratos e políticas passam por um fluxo formal:

1. Defina as etapas, os aprovadores e os prazos do workflow.
2. Cada aprovador vê no Dashboard as aprovações pendentes para ele.
3. Cada decisão fica registrada no histórico do documento.

O número de workflows ativos varia por plano.

Compartilhamentos externos

Na tela 🔗 Compartilhamentos, você envia documentos (ou pastas) a pessoas de fora da empresa, sem anexo de e-mail:

1. Escolha o documento ou a pasta e gere um link de compartilhamento.
2. Opcionalmente defina senha, validade em dias e se o destinatário pode baixar o arquivo ou apenas visualizar.
3. Envie o link ao destinatário. Cada acesso fica registrado.
4. Você pode revogar o link a qualquer momento.

Nada fica exposto em URL pública sem controle: quem recebe um link protegido precisa informar a senha.

Usuários e permissões

Na tela 👥 Usuários e permissões (para quem gerencia usuários):

• Convide colegas por e-mail — o sistema gera um link de convite para você enviar. Convites definem o papel da pessoa na empresa (um convite nunca concede o papel de Dono).
• Papéis: o sistema traz papéis prontos com conjuntos de permissões e permite criar papéis personalizados para a sua empresa.
• Suspender/revogar acesso: o acesso de quem sai da empresa é revogado em um clique. Por segurança, o último Dono ativo não pode ser suspenso nem rebaixado.

Auditoria

Na tela 📜 Auditoria (para quem tem essa permissão), consulte a trilha completa: quem viu, baixou, alterou ou excluiu o quê, e quando. É a base para controles internos e conformidade.

Integrações (API e webhooks)

Na tela 🔌 Integrações:

• Chaves de API: disponíveis nos planos Business e Enterprise, permitem integrar o Villela Docs aos seus sistemas. A chave é exibida uma única vez na criação — guarde-a com segurança.
• Webhooks: disponíveis em todos os planos, notificam seus sistemas quando eventos acontecem no Villela Docs.

Planos e pagamento

Todos os planos começam com 14 dias grátis no nível Professional, sem cartão de crédito.

Para assinar ou trocar de plano:

1. Abra a tela 📦 Plano e uso no painel.
2. Escolha o plano e clique em Assinar — você será levado ao Mercado Pago para autorizar a cobrança mensal.
3. O histórico de pagamentos aparece na mesma tela.
4. Para cancelar, use o botão Cancelar assinatura — sem fidelidade, sem multa. Antes de sair, você pode exportar todos os seus documentos e dados.

Se o período de teste terminar sem assinatura, a conta fica bloqueada (os dados são preservados) até você escolher um plano. Precisa de volumes maiores, SSO ou contrato personalizado? Fale com a gente pelo formulário da página inicial — o plano Enterprise é sob medida.

Segurança e privacidade

• Isolamento por empresa: os dados de cada empresa são isolados dos das demais.
• Conexão segura (HTTPS) em todos os acessos.
• Verificação em duas etapas (2FA): ative em ⚙️ Configurações com um aplicativo autenticador (código TOTP). Ao ativar, guarde os códigos de recuperação — cada um vale uma única vez e não é exibido novamente.
• Retenção e descarte controlados: configure a retenção padrão dos documentos e o prazo de exclusão definitiva da lixeira em ⚙️ Configurações; documentos podem ser marcados em retenção legal.
• LGPD: trilha de auditoria de acessos, controle de permissões e exportação de todos os dados da empresa (takeout) para quem tem a permissão de exportar — útil para portabilidade e para o encerramento da conta.
• Pagamentos processados pelo Mercado Pago — o Villela Docs não armazena os dados do seu cartão.

Suporte e contato

• Formulário da página inicial ("Peça uma demonstração" / "Fale com a gente"): deixe seus dados e retornamos em até 1 dia útil. Use-o também para dúvidas comerciais, upgrade para o Enterprise e questões de conta.
• As perguntas frequentes na página inicial e o documento de FAQ complementam este manual.

Usar como app no celular (e receber avisos)

O painel do Villela Docs Intelligence pode ser instalado como aplicativo no seu celular — sem loja de aplicativos e sempre atualizado:

1. Abra o painel no navegador do celular e entre na sua conta.
2. Android (Chrome): toque no botão 📲 Instalar app no topo do painel — ou aceite a oferta "Instalar app" do próprio navegador.
3. iPhone (Safari): toque em Compartilhar (o quadrado com a seta ↑) e escolha "Adicionar à Tela de Início".

O app abre em tela cheia, com o ícone do Villela Docs Intelligence na tela inicial do celular.

Notificações no celular

Com o app instalado (ou direto no navegador), toque em 🔔 Avisos no topo do painel e autorize as notificações. Você passa a receber um aviso no celular quando houver documentos aguardando a sua aprovação. Para desativar, toque no mesmo botão.